Lại nói về teamwork, đi làm thì công ty nào cũng đề cao tinh thần làm việc đội nhóm, đi học thì các trường cũng luôn khuyến khích sinh viên của mình làm việc cùng với nhau, thứ nhất để có thể phát huy tính đoàn kết, tư duy tập thể, thứ hai cũng là để huấn luyện kỹ năng để khi bước vào mặt trận công ty không khỏi bỡ ngỡ. Âu cũng là điều tốt.
Ở công ty chúng ta có khái niệm "Meeting", thì khi đi học, chúng ta có từ "Họp nhóm". Đi học thì thường chúng ta luôn có đề tài cuối khóa, lớp sẽ chia thành 4-5 nhóm, mỗi nhóm một đề tài riêng. Do thời giờ trên lớp không đủ để chúng ta có thể trao đổi tham luận, chính vì thế các buổi Họp nhóm được khai sinh để nhằm có nhiều thời giờ hơn để cùng hoàn tất phần bài tập cuối khóa ấy, hơn nữa, sẽ tạo điều kiện để thắt chặt tình đoàn kết yêu thương gắn bó lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm. Âu cũng lại là điều tốt luôn.
Để một Buổi họp nhóm có hiệu quả, nghĩa là cuối mỗi buổi họp mặt ấy, chúng ta đạt được kết quả đề ra, thì đòi hỏi chúng ta phải có sự chuẩn bị, ít nhất là phải nghĩ đến cái kết quả mà chúng ta mong muốn. Thực tế cho thấy, các cuộc Họp nhóm thường không được như thế, có thể do vai trò của người dẫn dắt mờ nhạt, có thể do sự thiếu kiến thức và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm, có thể thiếu cả sự nhiệt tình làm việc với nhau mà các nhóm thường không có được các buổi họp mặt hiệu quả thật sự như mong muốn.
Sau đây là một vài lời khuyên, hòng có được kết quá tốt nhất trong một buổi Họp nhóm
1. Nếu không cần thiết. Đừng Họp Nhóm!
Chúng ta ai cũng có việc riêng của mình cả, việc tận dụng thời gian ít ỏi để đến lớp đã là một nỗ lực đáng khen ngợi của chúng ta rồi. Thế nên thời gian dành cho các buổi Họp nhóm có thể nói thực sự là những thì giờ rãnh rỗi quý giá mà nếu được, chúng ta luôn muốn dành riêng cho gia đình, người yêu và bản thân mình hơn.
Chính vì thế, những việc không nhất thiết cứ phải gặp nhau thì chúng ta nên tư duy tìm cách thức xử lý một cách gọn gàng, ít tốn thời gian nhất. Ví dụ như sử dụng email, instant message hoặc textpage...
Gút lại, hãy tự hỏi mình trước khi hẹn gặp nhau "Liệu cuộc họp mặt này có thực sự cần thiết?"
2. Đặt ra mục tiêu cho cuộc họp
Không có gì tệ hơn bằng gặp nhau mà mỗi thành viên đều không có tí gì trong đầu cả, và cũng không biết mục tiêu đạt được sau buổi họp là gì. Để tránh xảy ra tình trạng ấy, yêu cầu trước khi gặp nhau, chúng ta phải list ra được các vấn đề cần bàn bạc, thảo luận, thậm chí tranh luận với nhau. Và cũng phải xác định được những gì chúng ta cần vỡ ra sau cuộc "đấu đá" ấy, trên cơ sở đó, chúng ta có thể đo lường được tính hiệu quả của buổi làm việc.
3. Đưa ra trước Lịch trình làm việc
Lịch trình bao gồm các công việc, các đề tài cần thảo luận và giải quyết trong quá trình gặp mặt. Nhằm giúp mọi người có sự chuẩn bị bài vở, các câu hỏi cần thiết. Và trong bản lịch trình, nhấn mạnh vấn đề nào cần giải quyết và đặt thứ tự ưu tiên cho nó.
Tôi rất ái ngại trước những buổi họp cà kê mãi từ đầu giờ trưa đến cuối giờ chiều, tôi chỉ có tối đa 45 phút cho các cuộc gặp mặt ngoài công việc mà thôi. Thời gian là tiền bạc!
4. Phân công công việc cho các thành viên
Điều này là dễ hiểu, bản thân mỗi thành viên phải biết được nhiệm vụ mình được giao, hơn nữa điều đó giúp cho họ thấy được ý nghĩa về vai trò của mình trong tập thể nhóm. Một cách tốt để tạo động lực cho mọi người cùng phấn khích với đề tài của nhóm đó là các thành viên sẽ đưa ra câu trả lời của mình, dù câu hỏi đặt ra thuộc nhiệm vụ của thành viên khác. Tránh trường hợp Việc ai nấy làm, điều đó dẫn đến sự vắng mặt của nhiều thành viên vì họ cho rằng chủ đề thảo luận hôm ấy không thuộc trách nhiệm của họ, hoặc việc của họ đã xong từ tuần trước rồi.
5. Xác định bước hành động tiếp theo
Tôi tham dự rất nhiều cuộc họp, kể cả ở các cty lớn, khi mà kết thúc buổi gặp mặt để lại một câu hỏi lớn về các bước hành động tiếp theo. Thay vì vậy, chúng ta phải có một check list, vấn đề nào đã được giải quyết, và theo hướng nào. Vấn đề nào còn tồn đọng, và các giải pháp đi kèm với nó mà vẫn chưa được quyết định ra sao. Tất cả phải được ghi chú cẩn thận và đầy đủ, và từ thời điểm ấy đến buổi gặp tiếp theo, các thành viên có thể bổ sung ý kiến hoặc đưa ra giải pháp cho gúc mắt còn tồn tại.
6. Đánh giá hiệu quả cuộc gặp mặt
Những gì chúng ta đã làm tốt trong buội họp nhóm, những gì có thể cái thiện để lần sau làm tốt hơn, chúng ta phải list ra. Và tất cả mọi thành viên phải tham gia trả lời 2 câu hỏi ấy. Một lần nữa, tôi nhấn mạnh vai trò của tính tập thể ở đây. Dĩ nhiên, ý kiến của tất cả các cá nhân được thu thập lại bởi một người duy nhất được giao phó. Từ đó trưởng nhóm sẽ xử lý thông tin và đưa ra quyết định phù hợp.
Ví dụ như anh An bảo rằng "Nhỏ Hà nói năng linh tinh quá", thì người trưởng nhóm sẽ ghi trong bản kết luận rằng "Chúng ta cần tập trung hơn nữa". Là như vậy.
Tags: hop nhom hieu qua
